Zeit und Aufwand sparen bei gleichzeitig hoher Qualität der technischen Dokumentation – das versprechen moderne Redaktionssysteme wie MadCap Flare und Cinnamon CDCplus.
Wie im Artikel letzte Woche angekündigt, gehe ich heute auf die Vor- und Nachteile genauer ein.
Schauen wir uns zuerst die wichtigsten Vorteile an:
- Effizienzsteigerung: Textbausteine können in verschiedenen Formaten und Varianten wiederverwendet werden, was den Arbeitsaufwand zur Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Dokumentationen stark verringert
- Höhere Produktivität im Team: Echtzeit-Kollaborationsfunktionen erleichtern die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Autoren, da mehrere Benutzer gleichzeitig an einem Dokument arbeiten können
- Versionierung und Revision: Änderungen können leicht zurückverfolgt und frühere Versionen jederzeit wiederhergestellt werden
Doch hinter diesen Versprechungen verbergen sich auch anspruchsvolle Hürden, wie beispielsweise:
Redaktionssysteme passen sich nicht einfach nahtlos an bestehende Systeme an
- Kosten und Aufwand: Die Anschaffung und Implementierung eines Redaktionssystems kostet inkl. aller Opportunitätskosten mindestens, seriös gerechnet, 50.000 bis 100.000 €
- Komplexität: Die Funktionsvielfalt und die umfangreichen Möglichkeiten moderner Redaktionssysteme sind zum Teil sehr komplex, sodass manche Benutzer überfordert sind
- Integration in bestehende Systeme: Die Implementierung eines neuen Redaktionssystems erfordert umfangreiche Anpassungen an bestehende Arbeitsabläufe und Prozesse, was anfänglich zu sehr hohen Produktivitätsverlusten führen kann
Für wen lohnt sich die Umstellung?
Sie sehen also: Je nach gefordertem Verwendungszweck kann ein Redaktionssystem durchaus Sinn haben und die Produktivität steigern. Aber eine pauschale Antwort darauf, ob sich die Umstellung auf ein Redaktionssystem lohnt, ist nicht möglich.
Die Anschaffung eines Redaktionssystems sollte genau durchdacht werden
Eine sorgfältige Abwägung der langfristigen Vorteile gegenüber den hohen Investitionen ist unerlässlich für diese Entscheidung. Relevante Fragen vorab sind z. B., ob die geplanten Dokumentationen modularisierbar sind und ob die Kapazitäten anfängliche Produktivitätsverluste verkraften.
Wie das Fazit bei midok® intern ausfällt, zeige ich Ihnen nächste Woche.
